Biznes genişləndikcə ən geniş yayılmış çətinliklərdən biri əməkdaşların aşağı performansı deyil, iş proseslərinin şəffaf olmamasıdır. Tapşırıqlar vaxtında icra olunmur, eyni işi bir neçə əməkdaş paralel şəkildə yerinə yetirir, qərarlar gecikərək qəbul edilir və cavabdehlik sahələri bir-birinə qarışır. Əksəriyyət halda problemin kök səbəbi kadrlar yox, düzgün strukturlaşdırılmamış proseslərdir. Məhz bu məqamda "Process Mapping" (Proses Xəritələndirmə) biznesin ən təsirli idarəetmə vasitələrindən birinə çevrilir.
"Process Mapping" nədir?
"Process Mapping" — iş prosesinin ilkin mərhələdən yekun nəticəyə qədər vizual formada əks etdirilməsidir. Bu metodda prosesin hər bir mərhələsi, qərarvermə nöqtələri, cavabdeh şəxslər və informasiya axını diaqram şəklində təqdim olunur. Sadə ifadə ilə desək, proses xəritəsi şirkətdə əməliyyatların faktiki olaraq necə həyata keçirildiyini əks etdirən vizual sənəddir. Bu metodologiya sayəsində rəhbərlik və əməkdaşlar:
• Prosesi eyni formada qavrayır;
• Cavabdehlik bölgüsünü aydın müşahidə edir;
• Problemli məsələləri təyin edir;
• Təkrarlanan əməliyyatları üzə çıxarır;
• Prosesləri standart hala gətirir və təkmilləşdirir.
"Process Mapping" nə üçün vacibdir?
Bir çox müəssisədə proseslər yalnız əməkdaşların hafizəsində mövcuddur. Yeni işçi qoşulanda hər kəs prosesi fərqli tərzdə izah edir, departamentlər arasında informasiya itkisi baş verir və nəticədə effektivlik aşağı düşür. Proses xəritəsi isə bu problemlərin həllinə birbaşa töhfə verir. Əsas üstünlükləri:
• Problemli məsələlərin müəyyən edilməsi
• Təkrarlanan əməliyyatların ləğv olunması
• Cavabdehlik bölgüsünün dəqiqləşdirilməsi
• Yeni əməkdaşların iş mühitinə uyğunlaşmasının sürətləndirilməsi
• Şöbələrarası əlaqələndirmənin gücləndirilməsi
• Audit və ISO standartlarına hazırlıq prosesinin sadələşdirilməsi
• Avtomatlaşdırma üçün möhkəm bünövrənin qurulması
Hansı proseslər xəritələndirilə bilər?
Əslində şirkətdə müntəzəm təkrarlanan istənilən əməliyyat vizual formaya salına bilər. Nümunə olaraq:
• İşə qəbul prosesi
• Satınalma prosesi
• Satış prosesi
• Müştəri müraciətlərinin idarə edilməsi
• Maliyyə təsdiqləmə prosedurları
• Təchizat zənciri
• İT dəstək prosesi
• Müqavilələrin təsdiqi
• Layihələrin idarə olunması
"Process Mapping" necə hazırlanır?
1. Xəritələndiriləcək prosesi müəyyən edin
Birinci addım hansı prosesi təhlil edəcəyinizi dəqiq təyin etməkdir. Bu, adətən:
• Gecikmə yaradan proses;
• Mütəmadi problem doğuran proses;
• Yeni yaradılan iş axını;
• Təkmilləşdirmək istədiyiniz əməliyyat. Prosesin başlanğıc və bitmə nöqtəsi dəqiq şəkildə təsbit edilməlidir.
2. Bütün addımları və iştirakçıları siyahıya alın
Prosesdə rol alan:
• Departamentləri;
• Əməkdaşları;
• Sistemləri;
• Sənədləri;
• Giriş və çıxış məlumatlarını tam həcmdə qeydə alın. Bu mərhələdə prosesi bilavasitə icra edən əməkdaşlardan rəy toplamaq xüsusi əhəmiyyət daşıyır.
3. Addımları düzgün ardıcıllıqla sıralayın
İndi prosesi reallıqda necə işləyirsə, bütün mərhələləri həmin sıra ilə düzün. Burada aşağıdakı suallara cavab verilir:
• İlk addım hansıdır?
• Sonrakı mərhələ nədir?
• Hansı nöqtədə qərar qəbul olunur?
• Hansı şöbə prosesi irəli aparır?
• Proses hansı məqamda başa çatır?
4. Vizual diaqramı hazırlayın
Bütün məlumatlar toplandıqdan sonra proses diaqram formasında tərtib edilir. Ən geniş istifadə olunan elementlər:
• Oval — Başlanğıc və Son
• Düzbucaqlı — Əməliyyat
• Ox — Proses axını
• Romb — Qərar nöqtəsi
• Paralelogram — Giriş və çıxış məlumatları Bu standart işarələr sayəsində proses hər bir şəxs tərəfindən asanlıqla qavranılır.
5. Prosesi komanda ilə birlikdə yoxlayın
Hazırlanmış xəritə mütləq prosesi icra edən əməkdaşlarla birgə nəzərdən keçirilməlidir. Bu mərhələdə aşkar edilir:
• Hansı addımlar nəzərdən qaçırılıb;
• Hansı əməliyyatlar dublikat xarakter daşıyır;
• Harada gecikmə müşahidə olunur;
• Hansı cavabdehlik sahələri qeyri-müəyyən qalıb.
6. Təkmilləşdirmə tədbirlərini həyata keçirin
Proses xəritəsinin başlıca hədəfi yalnız sənəd yaratmaq deyil. Əsas hədəf prosesi yaxşılaşdırmaqdır. Bu mərhələdə:
• Artıq addımlar aradan çıxarılır;
• Əl əməyi ilə görülən işlər avtomatlaşdırılır;
• Qərarvermə mexanizmi sadələşdirilir;
• Cavabdehlik bölgüsü yenidən nəzərdən keçirilir;
• Yeni optimallaşdırılmış proses formalaşdırılır. Bu yanaşma müəssisədə davamlı inkişaf mədəniyyətinin yaranmasına birbaşa dəstək verir.
Ən geniş istifadə olunan "Process Mapping" növləri
Fərqli məqsədlər üçün müxtəlif xəritə növlərindən yararlanılır. • Flowchart (Blok-sxem)
Sadə və ardıcıl proseslərin təsviri üçün tətbiq edilir. • Detailed Process Map
Mürəkkəb proseslərin bütün təfərrüatları ilə araşdırılmasına imkan yaradır. • Swimlane Diagram
Departamentlər və əməkdaşlar arasında cavabdehlik bölgüsünü əks etdirmək üçün ən uyğun seçimdir. • SIPOC Diagram
Proses başlamazdan öncə təchizatçılar, giriş məlumatları, proses, nəticələr və müştərilər arasındakı qarşılıqlı əlaqəni əks etdirir. • Value Stream Mapping
Lean idarəetmə çərçivəsində istifadə olunur və dəyər yaratmayan mərhələlərin aşkarlanmasına xidmət edir. • BPMN (Business Process Model and Notation)
Avtomatlaşdırılacaq və ya müxtəlif sistemlərlə inteqrasiya ediləcək proseslərin modelləşdirilməsi üçün beynəlxalq standart hesab olunur.
"Process Mapping" hansı nəticələrə gətirib çıxarır?
Düzgün tərtib olunmuş proses xəritəsi şirkətə aşağıdakı faydaları təmin edir:
• Əməliyyat məsrəflərinin azaldılması
• Daha operativ qərarvermə
• Departamentlər arasında koordinasiyanın güclənməsi
• Daha yüksək məhsuldarlıq göstəriciləri
• Standartlaşdırılmış iş prosesləri
• Daha rahat audit proseduru
• Rəqəmsallaşdırma və avtomatlaşdırma üçün hazır infrastruktur Başqa sözlə, "Process Mapping" sadəcə diaqram çəkmək deyil. Bu, şirkətin necə fəaliyyət göstərdiyini obyektiv prizmasından müşahidə etmək və daha səmərəli işləməsi üçün möhkəm zəmin yaratmaqdır.
Nəticə
Biznes genişləndikcə proseslərin yalnız insanların yaddaşında saxlanması ciddi risk amili yaradır. İnformasiyanın vizual formada əks etdirilməsi, cavabdehliklərin aydın paylanması və problemli məsələlərin erkən mərhələdə müəyyən edilməsi davamlı inkişafın əsas şərtlərindəndir. Global Management olaraq inanırıq ki, uğurlu transformasiya yeni proqram təminatının əldə edilməsi ilə deyil, mövcud proseslərin düzgün təhlil edilməsi ilə başlayır. Proses xəritələndirmə biznesinizi daha çevik, şəffaf və idarəolunan vəziyyətə gətirən ilk və ən mühüm addımlardan biridir.
