Şirkət böyüdükcə işlərin, əməkdaşların və proseslərə cəlb olunan tərəflərin sayı artır. Bu mərhələdə proseslərin yalnız ayrı-ayrı əməkdaşların təcrübəsinə və fərdi yanaşmasına əsaslanaraq idarə olunması həm vaxt itkisinə, həm də səhvlərin artmasına səbəb ola bilər.
Məhz buna görə təkrarlanan, bir neçə əməkdaşı və ya şöbəni əhatə edən, müntəzəm qərar və nəzarət tələb edən proseslərin standartlaşdırılması vacibdir.
Standartlaşdırma dedikdə prosesin necə başladığının, hansı mərhələlərdən keçdiyinin, kimin hansı məsuliyyəti daşıdığının, qərarların necə qəbul edildiyinin və nəticələrin necə qiymətləndirildiyinin əvvəlcədən müəyyən edilməsi nəzərdə tutulur.
Hansı prosesin standartlaşdırılmasına ehtiyac olduğunu necə müəyyən etmək olar?
Bunun üçün proseslə bağlı bir neçə suala cavab vermək kifayətdir:
- Proses mütəmadi olaraq təkrarlanırmı?
- Prosesdə bir neçə əməkdaş və ya şöbə iştirak edirmi?
- Eyni iş müxtəlif əməkdaşlar tərəfindən fərqli şəkildə görülürmü?
- Gecikmələr və ya səhvlər tez-tez baş verirmi?
- Proses müəyyən bir əməkdaşın təcrübə və biliyindən həddindən artıq asılıdırmı?
- Yeni əməkdaş prosesə qoşulduqda onun necə işlədiyini anlamaq çətin olurmu?
- Prosesin nəticəsini ölçmək və nəzarətdə saxlamaq çətindirmi?
Bu suallardan bir neçəsinə cavab "bəli"dirsə, həmin prosesin standartlaşdırılmasına ehtiyac ola bilər.
Şirkətdə ilk növbədə hansı proseslər standartlaşdırılmalıdır?
1. İşə qəbul və yeni əməkdaşın işə uyğunlaşdırılması
İşə qəbul yalnız namizədin seçilməsi ilə yekunlaşmır. Vakansiyanın açılması, namizədə dair tələblərin müəyyən edilməsi, müraciətlərin qiymətləndirilməsi, müsahibələrin keçirilməsi, yekun qərarın verilməsi və yeni əməkdaşın işə uyğunlaşdırılması bir-biri ilə əlaqəli mərhələlərdir.
Bu mərhələlərin hər biri üzrə aydın qaydaların müəyyən edilməsi işə qəbul prosesinin daha ardıcıl və obyektiv aparılmasına imkan verir.
Əvvəlcədən müəyyən edilməlidir:
- Namizəd hansı meyarlar əsasında qiymətləndiriləcək?
- Seçim mərhələləri hansılardır?
- Yekun qərarı kim verir?
- Yeni əməkdaşın ilk iş günü necə təşkil olunur?
- Lazımi sistem və resurslara girişlər kim tərəfindən təmin edilir?
- Sınaq müddəti ərzində əməkdaşın fəaliyyəti necə qiymətləndirilir?
Standartlaşdırılmış onboarding prosesi yeni əməkdaşın işə daha tez uyğunlaşmasına və komandanın əlavə vaxt itkisinin azalmasına kömək edir.
2. Müqavilələrin hazırlanması və təsdiqlənməsi
Müqavilələrin hazırlanması və təsdiqlənməsi bir neçə əməkdaşın və ya şöbənin iştirak etdiyi proses ola bilər. Vahid ardıcıllığın olmaması sənədlərin hazırlanmasını gecikdirə və əlavə hüquqi risklər yarada bilər.
Buna görə müqavilənin hazırlanması, hüquqi baxışdan keçirilməsi, razılaşdırılması, təsdiqlənməsi və imzalanması mərhələləri əvvəlcədən müəyyən edilməlidir.
Hər bir tərəfin prosesin hansı mərhələsində iştirak etdiyi və hansı məsuliyyəti daşıdığı aydın olduqda, sənədləşmə daha sürətli və nəzarətli şəkildə həyata keçirilir.
3. Satınalma prosesi
Şirkətdə mütəmadi olaraq mal və xidmətlərin alınması həyata keçirilirsə, satınalma prosesinin ayrı-ayrı şəxslərin fərdi qərarlarından asılı olması nəzarəti çətinləşdirə bilər.
Təchizatçının seçilməsi, qiymət təkliflərinin toplanması, müqayisə edilməsi, təsdiqlənməsi və sifarişin verilməsi üçün vahid qaydaların olması daha şəffaf və idarəolunan proses yaradır.
Bu yanaşma həm xərclərin izlənilməsini, həm də daha əsaslandırılmış satınalma qərarlarının qəbul edilməsini asanlaşdırır.
4. Təchizatçıların qiymətləndirilməsi
Satınalma prosesi yalnız təchizatçının seçilməsi ilə məhdudlaşmamalıdır. Şirkətlə mütəmadi əməkdaşlıq edən təchizatçıların müəyyən meyarlar əsasında qiymətləndirilməsi də standartlaşdırıla bilər.
Qiymət, məhsul və ya xidmətin keyfiyyəti, çatdırılma müddəti, müqavilə şərtlərinə əməl olunması və yaranan problemlərə reaksiya kimi meyarlar əvvəlcədən müəyyən edilə bilər.
Bu cür qiymətləndirmə gələcək satınalma qərarlarının yalnız şəxsi təcrübəyə deyil, faktiki nəticələrə əsaslanmasına imkan verir.
5. Ödənişlərin təsdiqlənməsi
Şirkətdə ödənişlərin həyata keçirilməsi üçün aydın təsdiq mexanizminin olması vacibdir.
Məsələn:
Bundan əlavə, hansı məbləğdə ödəniş üçün kimin təsdiqinin tələb olunduğu və hansı sənədlərin təqdim edilməli olduğu əvvəlcədən müəyyən edilməlidir.
Aydın qaydalar həm gecikmələrin, həm də yanlış və ya təkrarlanan ödənişlərin qarşısını almağa kömək edir.
6. Müştəri müraciətlərinin idarə olunması
Müştərilərdən daxil olan sorğuların müxtəlif əməkdaşlar tərəfindən fərqli qaydada idarə olunması cavab müddətinin uzanmasına və bəzi müraciətlərin diqqətdən kənarda qalmasına səbəb ola bilər.
Buna görə müraciətin qəbulundan yekun cavabın verilməsinə qədər prosesin vahid qaydada təşkil olunması vacibdir.
Əvvəlcədən müəyyən edilməlidir:
- Müraciət kim tərəfindən qəbul edilir və qeydə alınır?
- Hansı əməkdaşa və ya şöbəyə yönləndirilir?
- Cavab üçün hansı müddət nəzərdə tutulur?
- Həll olunmayan məsələlər hansı mərhələdə rəhbərliyə ötürülür?
- Nəticə necə qeydə alınır və izlənilir?
Bu yanaşma xidmət keyfiyyətinin əməkdaşdan asılı olaraq dəyişməsinin qarşısını almağa və müştəri təcrübəsini daha ardıcıl idarə etməyə imkan verir.
7. Tapşırıqların və layihələrin idarə olunması
Komandalar böyüdükcə tapşırıqların şifahi şəkildə və ya müxtəlif kommunikasiya kanalları vasitəsilə verilməsi onların izlənilməsini çətinləşdirə bilər.
Tapşırığın yaradılması, məsul şəxsin müəyyən edilməsi, son icra tarixinin təyin olunması, statusun izlənilməsi və nəticənin təsdiqlənməsi üçün vahid yanaşmanın olması vacibdir.
Bu, rəhbərliyə iş yükünü və icra vəziyyətini daha aydın görməyə, əməkdaşlara isə prioritetləri düzgün müəyyənləşdirməyə imkan verir.
8. Məzuniyyət prosesi
Məzuniyyət prosesi sadə görünsə də, şirkətdə əməkdaşların sayı artdıqca onun da sistemli şəkildə idarə olunması vacib olur.
Müraciətin edilməsi, rəhbərin təsdiqi, insan resursları üzrə qeydiyyat və komandanın məlumatlandırılması üçün vahid qayda müəyyən edilməlidir.
Beləliklə, həm əməkdaş, həm rəhbər, həm də insan resursları üzrə məsul şəxs prosesin necə aparıldığını dəqiq bilir.
9. Hesabatların hazırlanması
Hesabatların hazırlanmasında hər şöbənin fərqli yanaşmadan istifadə etməsi məlumatların müqayisəsini və təhlilini çətinləşdirə bilər.
Buna görə əvvəlcədən müəyyən edilməlidir:
- Hansı məlumat təqdim olunmalıdır?
- Məlumatı kim təqdim edir?
- Hesabat hansı formada hazırlanmalıdır?
- Hansı müddət ərzində təqdim edilməlidir?
- Nəticələr kim tərəfindən nəzərdən keçirilir?
Vahid hesabat qaydası rəhbərliyə məlumatları daha rahat müqayisə etməyə və daha düzgün, vaxtında qərarlar qəbul etməyə imkan verir.
Standartlaşdırma niyə vacibdir?
Standartlaşdırmanın məqsədi hər prosesi əlavə və lazımsız qaydalarla mürəkkəbləşdirmək deyil. Əksinə, əsas məqsəd işlərin ayrı-ayrı şəxslərdən asılılığını azaltmaq, məsuliyyətləri aydınlaşdırmaq və prosesləri daha ardıcıl idarə etməkdir.
Şirkət böyüdükcə bir əməkdaşın şəxsi təcrübəsi və yanaşması bütün prosesin əsas dayağına çevrilməməlidir. Əməkdaş dəyişdikdə və ya komandaya yeni insanlar qoşulduqda proses öz ardıcıllığını və keyfiyyətini qoruyub saxlamalıdır.
Eyni zamanda bütün prosesləri bir anda standartlaşdırmağa ehtiyac yoxdur. İlk addım olaraq ən çox təkrarlanan, daha çox vaxt itkisinə və səhvlərə səbəb olan, bir neçə şöbəni əhatə edən və konkret əməkdaşlardan yüksək dərəcədə asılı olan prosesləri müəyyənləşdirmək olar.
Düzgün standartlaşdırma bürokratiya yaratmamalı, əksinə, işi sadələşdirməli, məsuliyyətləri aydınlaşdırmalı və qərarların daha sürətli qəbuluna şərait yaratmalıdır.
Standartlaşdırılmayan proseslər böyüməni ləngidə bilər. Standartlaşdırılmış proseslər isə nəzarəti, davamlılığı və şirkətin böyümə imkanlarını gücləndirir.
Şirkətinizdə hansı proses hələ də şəxslərin fərdi yanaşmasından asılıdır?
